엑셀 인쇄기능 정리 - 한 페이지에 인쇄, 인쇄영역 세팅, 제목 줄 반복하기

여는 글

엑셀로 대량의 데이터를 받다보면, 이 데이터를 가공하여 한글을 통해 보고서 양식으로 재작성하기보다는 차라리 엑셀 그 자체를 보고서로 활용하는게 낫을때가 있습니다. 그러다보면 다소 글자크기가 작아지더라도 한페이지에 모두 표시되도록 세팅하거나, 데이터 인쇄시 제목표를 매 페이지마다 반복하여 보여주는 등 몇가지 수정이 필요할 때가 있습니다. 

 

엑셀에서 한글로 데이터를 옮겨 처리하더라도 사무처리에 문제는 없지만(제목줄 반복기능 등 사용), 엑셀에서 한글로 데이터를 옮길 때 불필요한 유령글자가 가득 따라붙거나, 종종 표가 수정하기 어려울 정도로 크게 변환되는 등 한글로 옮겨가서 사용할 때 상당히 불편한 경우가 종종 있습니다.

 

그런데 엑셀에서 세팅하는 방법을 모르다보니 불편하더라도 한글로 옮겨가서 작성을 마무리 하시는 분들이 꽤 계시더군요. 해서, 엑셀 문서를 보고서로 사용할때 자주 사용하는 기능들을 정리해보았습니다.

 

 

기본 세팅(여백 및 가운데 맞춤 세팅)

페이지 여백 조절 과정

 

보고서 인쇄를 위한 가장 기본적인 세팅은 여백의 조절이죠. 상단 스크린샷과 같이, 상단 탭 - 파일 - 인쇄에서 여백 항목을 클릭하여 여백을 수정해 줄 수 있습니다. 만약 3번의 '좁게'를 클릭하여 좁은 여백을 통해 모든게 다 해결되었다면 그 이후의 과정까지 거칠 필요는 없습니다. 그러나, 여의치 않은 경우에는 5번 과정을 통해 숫자를 직접 수정해주셔야 합니다.

 

만약, 페이지내용을 종이의 한가운데 표기해야 한다면, 6번에서 가운데 맞춤할 부분을 체크하여 주시기 바랍니다. 세로로 긴 표를 인쇄할 경우에는 세로는 체크하지 않고 가로만 체크하여 표를 가운데로 정렬해주고, 세로 방향은 상단정렬로 그대로 두는편입니다. 만약 세로로도 가운데 정렬을 할 경우, 각 페이지별로 몇줄이 인쇄되는지에 따라 제목줄의 높이가 달라질 수 있습니다.

 

이때, 표의 여백을 직접 맞춰보면서 조정하거나, 아니면 인쇄미리보기 화면에서 행/열 너비를 조정하여 한 화면에서 조작을 끝내고 싶으신 경우에는 8~9번과 같이 '여백 표시(2개 중 좌측 #모양)' 아이콘을 활성화 한 후, 직접 마우스로 조절하셔도 됩니다.

 

 

한 페이지에 인쇄 / 한 페이지에 모든 행·열 맞추기

한페이지 인쇄 및 한페이지에 모든 행·열 맞추도록 세팅하기

 

모든 내용을 한 페이지로 인쇄하고 싶으신 경우에는 상단 탭 - 화면 - 인쇄탭에서 '현재 설정된 용지' 버튼을 눌러 '한페이지에 시트 맞추기'를 클릭해주시면 됩니다. 이 경우, 한 페이지에 활성화되어 있는 시트의 모든 내용이 들어갑니다. 지나치게 많은 양이 있는 경우에는 글씨가 매우 작아지는 문제가 발생하니, 이 경우에는 열 너비에 맞추기 혹은 행 높이에 맞추기 기능을 활용하시기 바랍니다.

 

한 페이지에 모든 행·열 너비에 맞추기 기능을 사용하는 경우, 행 맞추기 기능은 세로 방향 전체가 한 페이지에 들어오도록하고, 열 맞추기 기능은 가로 방향 전체가 한 페이지에 들어오도록 합니다. 따라서, 세로로 긴 표를 활용할 때에는 열 맞추기 기능을 활용하시면 됩니다.

 

 

인쇄영역 세팅하기

인쇄할 부분 지정하기

인쇄할 영역 지정하기

 

그런데 이렇게 열 맞추기 기능을 활용할 때 불필요한 정보가 같이 들어오는 경우가 있습니다. 가령 가장 우측 열에 작성자가 개인적으로 메모한 내용이 있는 경우, 이러한 내용들이 인쇄물에는 포함되지 않도록 세팅하는 것이 좋갰죠.

 

이러한 부분을 제외하고 인쇄할 때 가장 간단한 방법은 인쇄-설정-활성시트인쇄를 클릭하여 선택한 영역만 인쇄하도록 세팅하는 방법입니다. 그러나 이렇게 인쇄를 하면 해당 세팅이 파일에 저장되지 않으므로, 매 인쇄시마다 인쇄할 영역을 드래그해야 하는 불편함이 발생합니다. 아울러, 이후로도 동일한 파일을 사용하는 사람들이 인쇄시마다 불필요한 정보를 같이 출력하게 되는 문제가 발생합니다.

 

때문에, 앞으로도 인쇄가 필요한 영역을 지정해두기 위해서는 아래와 같이 인쇄영역 세팅을 해두시는게 좋습니다. 상단 스크린샷과 같이 인쇄영역을 세팅할 영역을 먼저 드래그로 지정하고, 상단탭의 페이지레이아웃-인쇄영역-인쇄영역설정 버튼만 누르면 끝나는 간단한 과정입니다.

 

이후 가장 마지막 페이지 하단에 불필요한 빈 칸이 포함되는 것을 방지하기 위하여, '페이지 나누기 미리보기' 모드에 진입한 후, 마지막 페이지 하단의 구분선을 데이터에 맞춰 올려주시면 깔끔하게 인쇄가 가능합니다.

 

 

제목 줄 반복하기(반복할 행/열 지정하기)

상단에 제목줄이 없으면 데이터가 무엇을 의미하는지 알기 어렵습니다

 

인쇄할 부분을 지정했다면, 다음으로 제목 줄(반복할 행/열)을 지정하여 줄 차례입니다. 표가 깔끔하게 정리되었지만, 정작 2페이지 이후부터는 제목줄이 없어서, 데이터가 어떤 의미인지를 알 수 없는 상태입니다. 이 경우, 제목 줄을 반복하여 표기하여 주면 데이터의 의미를 알기 위하여 1페이지를 반복적으로 오가는 불편을 해소할 수 있습니다.

 

제목 줄 반복을 위해서는 상단 탭 페이지레이아웃-인쇄제목을 클릭하고, 페이지 설정 창의 시트에서 반복할 행 또는 열을 지정하여 주시면 됩니다. 이렇게 세팅을 완료하면, 2페이지로 넘어가더라도 지정한 제목 줄이 반복되기 때문에 가독성이 훨씬 높아집니다.

 

반복할 행/열을 지정하여 제목 줄을 반복해주면 가독성이 높아집니다