엽서, 봉투, 상장, 명찰에 직접 인쇄하는 방법 - 한글 메일머지 활용

여는 글

사무업무를 하다 보면 홍보를 위해서건, 안내문이나 고지서를 위해서건 여러 사람들에게 동시에 우편을 보내야 할 일들이 있습니다.

 

동봉할 내용물이 적다면 우체국의 e그린우편을 활용하면 훨씬 편리합니다. 하지만 우선 생각보다 돈이 좀 드는 편이기도 하고, 동봉할 내용물이 많거나 종이가 아닌 물품이 들어가거나, 혹은 이미 출력해 둔 리플릿을 활용해야 하는 경우에는 e그린우편은 활용할 수 없죠.

 

때문에 부득이하게 직접적으로 우편을 보내야 하는 경우가 종종 발생합니다. 이런 경우 사람이 해야 할 작업을 최소화하려면 가급적 입구에 스티커가 미리 부착된 우편 봉투를 쓰고, 봉투에 기록할 부분들을 미리 인쇄해 두는 편이 좋습니다. 이를 위해, 라벨지를 보통 많이들 사용하시는데요. 라벨지를 쓸 때는 라벨지를 떼고 붙이는 과정, 우편 별납/후납 도장을 찍는 과정 등이 별도로 필요하게 됩니다.

 

반면 메일머지를 통해 엽서, 봉투 등에 직접 인쇄하는 경우에는 도장은 인쇄해버리면 되고, 라벨지의 역할은 인쇄로 대체가 가능하기때문에 훨씬 빠른 작업이 가능하죠. 대량 우편을 처리할 예정이시라면, 메일머지를 이용하여 봉투를 미리 인쇄하는 기능을 한 번 활용해보시길 권장드립니다.

 

라벨지 활용보다 봉투인쇄가 2단계는 건너 뛸 수 있어서 효율적으로 일할 수 있다

 

 

요금 별납/후납?

참고로 대량발송이 처음이신 경우 요금 별납/후납에 대해 궁금하실 수 있을 것 같은데요. 요금 별납/후납의 개념을 아주 간략히 적어보았습니다. 요금 별납/후납시에는 우상단에 해당되는 도장 인영을 날인 혹은 인쇄해주셔야 하는 점 잊지마세요~! 자세한 내용은 인터넷우체국을 참고바랍니다.

 

｢요금별납｣
일반 우편물의 경우, 우측 상단에 우표를 부착해야 하는데요. 대량으로 우편을 보낼 때 우표를 모두 붙이기 어려우므로 이를 도장으로 대체하는 기능입니다. 동일인물이 동종의 우편물(무게와 규격이 같음)을 발송할때만 사용가능합니다.

｢요금후납｣
우편물을 자주 발송하는 관공서, 회사 등이 우체국과 계약을 맺어 사용하는 기능으로, 일반우편, 등기 등 종류에 관계없이 우편물 발송비용을 1달마다 일괄 결제 가능한 기능입니다.

 

 

적합한 봉투 선택하기

일반적으로 가장 많이 사용하는 편지봉투 규격은 Envelope DL이라 불리는 규격입니다. 여러분께서 구입하시는 대부분의 규격봉투가 여기에 속합니다. 편지봉투 부착면의 크기로 인해 다소의 차이는 있을 수 있지만, 일반적으로 그 크기는 110 × 220 mm입니다. 표준이 되는 규격이다보니, 한글의 편집용지에서도 미리 사전 세팅을 제공하고 있습니다(하단 그림 참조).

 

유럽, 우리나라에서 자주 사용하는 DL 규격은 한글에 이미 규격으로 등록되어 있다

 

하지만, 110 × 220mm는 밀봉상태의 봉투 크기를 의미하기 때문에, 밀봉을 위한 접착면의 크기가 큰 경우에는 인쇄 영역에 오류가 발생할 수 있습니다.

 

때문에, 실측을 진행하시고 접착면을 포함한 크기로 편집용지 크기를 다시 설정하시거나(230~235 mm정도), 봉투가 인쇄되는 방향이 아래 그림처럼 접착면 반대 부분 부터 인쇄되도록 하시면 오류를 줄일 수 있습니다(프린터는 처음 종이로 인식된 부분에서부터 정해진 크기만큼 인쇄된다는 점에 착안하였으며, 프린터가 전체 종이의 길이를 판단하는 경우에는 다를 수 있습니다).

 

인쇄시 접착면에서 먼쪽 → 접착면 방향으로 인쇄하는 편이 오류를 줄일 수 있다

메일머지를 위한 데이터 정리(인쇄할 내용 한 번에 입력)

메일머지란 명칭, 처음 들어보시는 분들도 계실것 같아서 한 번 정리하고 넘어가겠습니다. 메일머지란 기능은 엑셀이나 한글 등의 표에 기재된 항목을 한 페이지마다 각각 입력해주는 기능입니다. 가령, 상장을 받아야 할 사람의 목록이 20명이 있다면, 메일머지 기능을 이용시 20명에 대해 동시에 상장을 만들 수 있습니다. 이때 사람 이름, 상장을 받는 이유, 상을 받는 날짜 등은 각 사람에 맞도록 미리 세팅할 수 있습니다. 때문에 명찰, 상장, 우편물 등을 만들때 자주 사용되는 기능입니다.

 

말로만 했을때는 너무 어렵죠? 그림으로 표현하면 아래와 같습니다.

 

메일머지의 원리

 

메일 머지 기능은 절차가 어렵지는 않으나, 설명할 부분이 좀 있는 편이라서 별도의 포스팅으로 분리했습니다. 해당 부분 잠시 확인해보고 오시면 좋겠습니다. 만약, 메일머지 기능에 대해서 알고계신다면 다음 절차부터 확인하셔도 무방합니다. 단, 편집용지 크기는 꼭 엽서/우편 크기에 맞게 변경하여 주신 이후에(키보드 F7버튼을 눌러서 수정 가능) 다음단계로 넘어가시기 바랍니다.

 

2024.05.21 - [컴퓨터 & 코딩 공부/한글 기능 및 스크립트] - 한글 메일머지 기능 사용 매뉴얼

한글 메일머지 기능 사용 매뉴얼

 

메일머지를 위한 봉투 서식 파일

봉투 인쇄 서식.hwp

0.05MB

 

 

봉투에 주소 및 도장 이미지 일괄 인쇄

메일머지 기능을 이용하여 작성된 파일의 검수가 다 끝났다면, 이제 봉투에 직접 인쇄할 차례입니다. 봉투는 일반적으로 활용되는 규격인 A4/A3 등의 크기가 아니죠. 때문에 일반 급지대에서는 출력하기 어렵습니다. 불가능한건 아닌데, 봉투 자체의 두께 문제도 있고, 일반 급지대는 A4 사이즈에 맞춰진 편이라서 봉투 크기에 규격을 맞춰놓으면 추후 다시 A4사이즈로 돌려놔야하는 귀찮은 문제가 좀 있습니다.

 

일반적으로 프린터는 A4종이를 넣는 급지대가 있고, 즉석 인쇄를 위한 별도의 급지대가 하나 더 있는 편입니다. 복합기의 경우에는 아래 그림처럼 보통 우측에 별도의 급지대가 위치해 있습니다.

 

복합기의 경우, 우측의 닫힌 패널을 열면 우편물 등 특수규격 인쇄를 위한 별도 급지대가 나타난다

 

급지대를 열고 아래와 같이 봉투를 위치시킵니다. 다만 프린트되는 방향이 복합기/프린터마다 다르므로, 배치하는 방식은 각 환경마다 다를 수 있으니 본인의 프린터/복합기에 맞는 방향으로 세팅하시기 바랍니다. 일반적으로 복합기는 들어가는 모습 그대로 인쇄가 이뤄지도록 세팅되어 있습니다만은 프린터의 경우는 뒷면에 출력된다던가, 상하가 바뀐다거나 복잡함이 있습니다. 이건 어쩔 수 없이 몇 번 프린트 해보면서 맞춰볼 수 밖에 없습니다.

 

봉투를 배치했으면 이제 메일머지 파일을 직접 인쇄해줍니다. 한글에서 인쇄버튼을 누르고, 프린터 선택창 바로 밑의 '설정'버튼을 눌러서 프린터 세팅창으로 이동합니다. 여기서 아래와 같이 페이지 크기, 단면 인쇄, 용지공급원에서 급지대 선택 등을 세팅해줍니다. 이 화면은 프린터나 복합기마다 다를 수 있다는 점 참고해주세요. 참고로 이 화면은 캐논 복합기를 기준으로 작성되었습니다.

 

캐논 기존 복합기에서 별지 트레이(급지대) 사용하는 방법

 

설정이 완료되었으면, 혹시 모르니 1페이지만 먼저 인쇄하여 테스트해보시기 바랍니다. 만약 의도했던 바와 다르게 뒤집혀서 인쇄되었거나 뒷면에 인쇄되었다면 용지의 방향을 바꿔주시고 올바르게 인쇄될 때까지 다시 시도해주시기 바랍니다.

 

인쇄가 잘 마무리 되셨을까요? 부디 여러분의 사무가 한결 간결해지는데 도움이 되었기를 바랍니다.