온나라 문서(공문)에 전자적으로 직인/관인 날인하는 방법(= 공문 붙임 파일에 직인/관인 찍기)

여는 글

국가기관과 지방자치단체에서는 공문처리를 위하여 온나라 시스템을 사용하고 있습니다. 온나라시스템을 통해 문서를 처리할 때 사용할 수 있는 유용한 기능으로 첨부문서(붙임문서)에도 직인을 날인해주는 기능이 있는데요. 

이 기능을 활용하면 각종 상장, 위임장, 위촉장, 임명장, 통지서, 안내문, 명세서 등 민원인이나 각종 기관으로 발송하는 문서에 일일이 실물 도장을 찍지 않아도 전자문서상 도장이 찍히기 때문에 상당히 유용합니다.

직인을 날인하는 방법이 어려워서 실물도장을 애용하는 분들이 계신데, 전자 직인 날인방법이 조금은 어렵더라도 한 차례 익혀두시고 나면 두고두고 활용하면서 절약되는 시간이 상당하기 때문에 가급적이면 전자적으로 날인하는 방법을 익혀두시는 걸 추천합니다.

참고로 이렇게 전자적으로 직인을 날인하는 과정은 내부결재가 아닌 대내외시행 문서에서만 가능합니다.
(날인행위 자체가 외부용 문서에서 '발신자에 대한 증빙'을 위한 용도이니... 내부결재에 사용하실일은 없을것 같네요.)

 

전자적으로 직인을 날인하면 여러 장점이 있습니다.

1. 굳이 실물을 만들지 않아도 됩니다.
2. 실물 도장 날인시와 달리 원본을 굳이 보관하지 않아도 무방합니다(원본이 전자문서이기 때문).
3. 수신자가 문서를 잃어버린 경우 사본을 발급하기 용이합니다.
4. 실물 문서 중 직인 대장에만 적은 문서들의 경우 추후 검색이 어려울 수 있는데, 전자적으로 날인한 문서는 문서등록대장에 기록이 남으므로 후임자가 알아보기 편리합니다.
5. 직인 찍으러 오가는 시간이 줄어듭니다.

 

전자적으로 날인하는 방법

1. 직인을 찍고자 하는 붙임파일에 표(1칸 × 1칸)를 삽입합니다

 

직인을 찍고자 하는 붙임파일에 표(1칸 × 1칸)를 삽입

 

2. 해당 표의 테두리를 더블클릭하거나, 우클릭하여 개체속성으로 진입합니다.

 

개체속성으로 진입

 

 

3. 기본 속성에서 아래와 같이 세팅한 후, 확인버튼을 누릅니다.

• 글자처럼 취급 해제
• 본문과의 배치 – 글 뒤로
• 가로/세로 – 기준을 쪽이나 문단이 아닌 '종이'기준으로 변경

 

표/셀속성 세팅하기

 

 

4. 다시 이번엔 표 내부를 눌러 커서가 깜빡이게 한 후, 우클릭 하여 표/셀 속성으로 진입합니다. 이후, 표/셀속성의 ‘셀’ 탭에서 아래와 같이 세팅합니다.

• 셀크기 : 30mm × 30mm
• 안여백 : 전부 0mm
• 필드이름 : '인'으로 입력

 

표/셀 속성 진입 및 세팅하기

 

 

5. 다시 표의 내부를 우클릭하고, 이번에는 셀-테두리 배경-각 셀마다 적용으로 이동합니다. 이후 아래 스크린샷과 같이 표 테두리를 없애고, 배경색도 제거합니다.

 

표의 셀테두리/배경 세팅하기

 

 

6. 만약 이 과정이후에 여태까지 작업한 표가 보이지 않는다면 상단메뉴 '보기'에서 '투명선'을 체크해주시기 바랍니다. (그렇게 하면 우측과 같이 점선으로 된 표가 보이게 됩니다.)

 

투명선 보이도록 변경하기

 

 

7. 이제 표를 문서의 도장찍을 자리에 배치합니다. 일반적으로 기관장 명칭(OO노인복지센터장, OO사회복지관장 등) 의 '장' 부분에 걸치도록 배치하는 편입니다. 정해진 규정은 없는 듯 하며, 규정이 있다하더라도 도장 위치로 인해 문제가 발생하진 않으니 적당히 걸쳐서 찍어줍니다. 

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• 참고로, 배치 상태를 ‘글 뒤로’로 설정해 두었기 때문에, 한번 자리에 배치하고 나면 다시 클릭하기가 굉장히 어려울 수 있습니다. 배치를 제대로 못했다면, Ctrl+Z로 되돌려서 다시 배치하시는 걸 권장합니다.
• 배치 이후 미세조정이 필요하다면, 표가 선택된 상태에서 키보드의 →, ←, ↑, ↓키를 이용하여 움직이시는 걸 권장합니다.
• 배치될 부분에 도형이나, 표가 있고 배경색이 지정되어 있다면, 추후 날인시 해당 배경에 가려져서 도장이 제대로 보이지 않을 수 있으니 주의 바랍니다. (지금까지 만든 전자날인용 표보다 앞에 있는 도형, 표의 채우기 색상을 변경바랍니다. 즉, 이 표에 했던것처럼 '색 채우기 없음'으로 변경 바랍니다)
• 배치하실 때 상/하단의 여백이 넉넉히 있도록 배치 바랍니다. 기관의 관인 이미지 크기가 30mm가 넘거나, 안여백 미지정 등 문제가 있을 경우, 표가 페이지를 넘어가는 일이 발생할 수 있습니다.

 

날인할 위치로 표를 이동시킵니다.

 

 

8. 이제 해당 첨부파일을 온나라 문서 기안 시 첨부하고, 붙임 문서 칸 옆 도장 표시를 눌러 붙임파일 날인여부를 체크해주시기 바랍니다. 이 부분이 가장 놓치기 쉬운 부분이니 주의 바랍니다. (버튼을 누른 후에는 해당 메뉴 재진입시, 날인여부가 ☑ 로 체크되어 있어야 합니다.)

 

관인 날인 처리하기

 

 

9. 이제 다 되었습니다. 결재가 완료되고 난 후, 해당 결재완료 문서의 '시행문'으로 진입하여 전자직인 날인처리 한 문서를 다운받으면 직인이 날인된 모습을 확인할 수 있습니다. (시행문이 아닌 경우에는 날인되어있지 않습니다)

 

시행문으로 진입하여 날인된 문서를 다운받습니다.

 

정상적으로 날인된 모습

 

 

 

제대로 안 찍혔어요. 왜 이러는거죠?

직인 이미지가 다음페이지로 넘어간 경우

상하단에 여유공간이 없는 채로 지나치게 문서의 끝부분에 배치한 경우에 발생합니다. 직인 날인 안내방법 중 7번 과정을 확인 바랍니다.

 

직인 이미지가 페이지를 넘어간 경우

 

 

직인 이미지가 표 내부에서 우측으로 치우친 경우

셀의 안여백을 0으로 입력하지 않은 경우에 발생하는 오류입니다. 직인 날인 안내방법 중 4번 과정을 확인 바랍니다.

 

직인 이미지가 우측으로 치우친 경우

 

 

기관장 명칭 글씨 위로 도장이 올라온 경우

직인 이미지 표의 배치를 '글 위로'로 세팅한 경우에 발생하는 오류입니다. 직인 날인 안내방법 중 3번 과정을 확인 바랍니다.

 

직인 이미지가 글짜를 가린 경우

 

 

직인이 일부 가려진 경우

직인 위에 있는 표나 글씨에 배경색이 지정되어 있는 경우 발생하는 오류입니다.  직인 날인 안내방법 중 7번 과정을 확인하시고, 직인 표보다 위에 있는 글씨 및 표에서 배경색을 제거할때는 5번 과정을 참조바랍니다.

 

도장 이미지가 음영에 가려진 경우

 

 

그냥 아예 안찍힌 경우

ⓐ 필드명을 입력하지 않은 경우, ⓑ 온나라 결재시 직인날인 세팅하지 않은 경우  및 ⓒ 시행문으로 다운받지 않은 경우의 3가지 가능성이 있습니다. 각각 직인 날인 안내방법 중  4번, 7번 및 8번 과정을 참고하여 주시기 바랍니다.

 

그냥 안찍힌 경우